Da kleine Unternehmen mit der regulären Buchhaltung unverhältnismäßig überlastet wären, hat der Gesetzgeber für die Buchhaltung Kleinunternehmer eine Erleichterung geschaffen. Wer als Kleinunternehmer gilt und was dann noch zu tun ist, folgt jetzt.
Wer ist ein Kleinunternehmer?
Die Kleinunternehmerregelung muss beim Finanzamt beantragt werden. Genehmigt das Finanzamt diese Regelung, ist der Unternehmer zwar immer noch umsatzsteuerpflichtig, aber das Finanzamt verzichtet auf die Erhebung der Umsatzsteuer. Allerdings dürfen Kleinunternehmer auf ihren Rechnungen auch keine Umsatzsteuer ausweisen.
Wer kann die Kleinunternehmer-Regelung für sich beantragen?
Für Freiberufler reicht die einfache Buchführung. Bei Gewerbetreibenden ist die erste Frage, ob sie ins Handelsregister eingetragen sind. Lautet die Antwort ja, dann muss es die doppelte Buchführung sein. Lautet die Antwort nein, kommen zwei weitere Fragen. Die erste Frage: Liegt der jährliche Umsatz unter 600.000 Euro? Nein, bedeutet doppelte Buchführung. Bei ja kommt die nächste Frage: Liegt der jährliche Gewinn unter 60.000 Euro? Bei nein ist es die doppelte Buchführung und bei ja ist es die einfache Buchführung. Für Kapitalgesellschaften gilt immer die Pflicht zur doppelten Buchführung. Kleinunternehmer dürfen im vorangegangenen Jahr nicht mehr als 17.500 Euro Umsatz gehabt haben und im laufenden Jahr übersteigt der voraussichtliche Umsatz nicht 50.000 Euro. Die Kleinunternehmer-Regelung findet sich in § 19 UStG. Die einfache Buchführung ist in § 4 (3) EStG geregelt.
Wie schreiben Kleinunternehmer ihre Rechnungen?
Auch Kleinunternehmer unterliegen der Pflicht zur Rechnungsstellung, auch wenn sie von der doppelten Buchführung befreit sind. Wer nach der Kleinunternehmer-Regelung befreit ist, darf auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aufführen, was das Schreiben von Rechnungen vereinfacht. Allerdings widerspricht der fehlende Umsatzsteuerbetrag den üblichen Rechnungspflichten. Daher muss der Vermerk „Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG nicht zum Ausweis der Umsatzsteuer berechtigt.“ oder „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”.
Viele Umsatzsteuer-Aufgaben belasten den Kleinunternehmer nicht.
Mit der Umsatzsteuer gehen einige Aufgaben einher, die Zeit kosten. Es kann jemand für diese Aufgaben angestellt werden oder die Aufgaben werden an einen Steuerberater abgegeben. Beide Varianten kosten zusätzlich Geld. Der Kleinunternehmer darf keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und muss sie somit auch nicht gesondert ausweisen und dafür ausrechnen. Er muss seine Vorsteuer nicht berechnen und nicht monatlich seine Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt abgeben. Es ist lediglich die einfache Umsatzsteuer-Jahreserklärung fällig. Hier werden nur die steuerpflichtigen Umsätze der zwei vorangegangenen Jahre eingetragen. Damit hat der Kleinunternehmer alle seine Pflichten bezüglich der Umsatzsteuer erledigt.
Wie ermittelt ein Kleinunternehmer seine Gewinne?
Ein Kleinunternehmer darf seinen Gewinn auf eine ganz einfache Weise berechnen. Er nimmt alle Einnahmen, natürlich mit dem Bruttobetrag, also inklusive der enthaltenen Mehrwertsteuer und zieht davon alle Ausgaben ab. Bei den Ausgaben wird ebenfalls der Bruttobetrag inklusive der enthaltenen Mehrwertsteuer genommen. Ein positives Ergebnis ist ein Gewinn, ein negatives Ergebnis ein Verlust. Der Kleinunternehmer muss seine Vorräte nicht bewerten, er muss die Schulden nicht aufführen, eine Inventur ist unnötig, es wird weder eine Buchhaltung noch eine Bilanz verlangt. Diese Berechnung darf auf jedem Blatt Papier durchgeführt werden.
Seit 2017 ist es etwas komplizierter geworden.
Diese Berechnung nennt man Einnahmen-Überschussrechnung, kurz EÜR. Seit 2017 müssen die verschiedenen Kostenarten aufgeschlüsselt werden, beispielsweise in Fortbildungskosten (ohne Reisekosten), Reisekosten oder Verpflegungskosten. In der standardisierten EÜR müssen die verschiedenen Kostenarten detailliert aufgeschlüsselt werden, auch wenn sie nicht abziehbar sind, und jede Kostenart für sich muss summiert werden. Hier ist zu überlegen, ob man auch als Kleinunternehmer dazu übergeht einen Einheitskontenrahmen zu nutzen, welcher die Arbeit am Jahresende enorm vereinfachen würde.
Mit der richtigen Software die Buchführung ganz einfach abwickeln.
Wer für seine Buchhaltung auf eine Software zurückgreifen möchte, muss die Vorschriften der GoBD einhalten, wie die Daten unveränderbar aufzeichnen. Die GoBD gilt bereits seit 2015 für Kleinunternehmer. Dazu kommt, dass die EÜR nicht mehr in Papierform eingereicht werden kann. Da geht ein wenig der Erleichterung für Kleinunternehmer verloren. Daher sollte ein Kleinunternehmer überlegen, gleich mit einer entsprechenden Software in die Buchhaltung zu starten.
Was kann eine Buchhaltungs-Software?
Moderne Programme bieten eine hohe Automatisierung an. Viele Aufgaben der Buchführung werden ohne die Hilfe eines Menschen gelöst. Aber was genau sollte ein gutes Programm im Bereich Buchhaltung bieten?
– Es bringt das Angebot, den Auftrag und die Rechnung in einen Zusammenhang.
– Die Belege digitalisieren. Alle Belege, die noch in Papierform eintreffen, können eingescannt werden. Das Programm erkennt die Belege und verbucht sie gleich passend.
– Es sollte eine Schnittstelle zum Finanzamt und zum Steuerberater bieten.
– Zahlungseingänge werden automatisch mit den Rechnungen abgeglichen.
– Rechnungen können automatisiert gezahlt werden.
– Zahlungsein- und Ausgänge werden mit Referenznummer im System verbucht.
Ein gutes Softwareprogramm für die Buchhaltung spart dem Kleinunternehmer also extrem viel Zeit und einiges an Kosten.